Gérer des millions dans Excel : le chantier mérite de meilleurs outils

Je venais d'être nommé à la tête d'un département de génie civil : 80 collaborateurs, 30 millions de francs de chiffre d'affaires annuel. L'un après l'autre, les conducteurs de travaux m'ont présenté leur délimitation mensuelle, chacun avec son propre tableau Excel. Chacun avait ses chiffres, et une histoire pour les accompagner : « 150'000 francs vont encore rentrer, je dois juste faire signer l'offre d'avenant. » Ou : « 250'000 francs que je n'ai pas encore métrés » ; « 70'000 francs de factures sont encore à venir. » Dans mes premiers jours comme chef de département, j'ai voulu faire confiance à leur expérience.

Le mois suivant, j'ai regardé de plus près. Je voulais savoir ce qui se cachait derrière chaque ligne, et j'y ai passé des heures. Au final, la délimitation contenait 500'000 francs sans fondement solide. Ils figuraient sous « Risques et opportunités », ce fourre-tout pour tout ce qui ne s'explique pas clairement.

Derrière, on retrouvait toujours les mêmes lacunes : des avenants non signés, des prestations pas encore métrées et le montant des factures encore attendues. Personne n'avait menti, et personne dans l'entreprise n'avait remarqué ces lacunes. Les conducteurs de travaux avaient fait ce qui s'imposait avec les moyens à disposition : combler les trous d'information avec des chiffres plausibles.

Ce n'était pas l'échec de quelques personnes, mais un symptôme qui se manifeste sous différentes formes sur de nombreux chantiers suisses, et à tous les niveaux de cadres. Or l'enjeu est de taille : c'est sur le chantier que se joue la rentabilité d'une entreprise de construction.

Pourtant, le même schéma se répète sur de nombreux projets, jusqu'à ce que le décompte final réserve une mauvaise surprise. Aucune banque ne tiendrait notre compte dans Excel. Pourquoi cela va-t-il de soi sur un chantier ? Ce n'est pas un cas isolé, mais un problème structurel, dans une branche où les marges sont de toute façon serrées. Comment en arrive-t-on là ?

La question décisive n'est peut-être pas de savoir s'il a raison. Mais de savoir si vous lui avez donné les moyens de le savoir.

La faute au conducteur de travaux ?

Il est tentant de chercher le coupable chez le conducteur de travaux. Après tout, c'est lui qui dirige le chantier et qui répond de ses finances. Mais n'est-ce pas un peu trop simple ? Demanderait-on à un contremaître de creuser la fouille à la pioche et à la pelle ? Non. De la même manière, on ne devrait pas attendre d'un conducteur de travaux qu'il prévoie de façon fiable les résultats financiers de ses chantiers avec un tableau Excel.

La direction se retrouve elle aussi souvent dans le rôle des pompiers : elle éteint sans cesse les incendies du quotidien, sans pouvoir s'attaquer à leurs causes, faute de temps. Son rôle est pourtant de mettre en place un système qui fournit à temps aux équipes les chiffres dont elles ont besoin pour piloter le chantier.

Où se trouve le plus grand levier

La formation au pilotage financier et des ressources suffisantes sont importantes pour le conducteur de travaux. Mais ces leviers ne suffisent pas tant que l'outil de base reste un tableau Excel, rempli à la main de façon périodique, sur la base de la mémoire et de l'expérience de chacun.

Le plus grand levier se trouve donc dans l'outil : les conducteurs de travaux ont besoin d'un véritable cockpit pour les finances de chantier. Il suit le budget et le coût de revient en temps réel et alerte tôt en cas d'écart. Il remplace ainsi des estimations chronophages et incertaines par une base de données fiable.

En complément du cockpit, l'intelligence artificielle apporte un vrai soulagement : elle prend en charge une grande partie de la saisie, par exemple pour les bons de livraison, les factures fournisseurs et leur visa. Les responsables gagnent ainsi du temps pour le véritable pilotage du chantier. Mettre en place un tel système prend du temps et doit donc figurer à l'agenda stratégique de la direction. C'est un investissement dans la marge de chaque chantier. Et la marge est sans doute le plus grand levier dont disposent aujourd'hui les entreprises de construction. Car les conducteurs de travaux jonglent chaque jour entre délais, sécurité, qualité, environnement et coûts. Ils ne peuvent pas, en plus de tout cela, développer eux-mêmes un système financier fiable.

La vraie question

Ce jour-là, en regardant derrière la liste Excel, quelque chose a changé dans ma vision de la conduite de chantier. Ces 500'000 francs n'étaient ni un incident isolé, ni la faute d'une seule personne. Ils étaient le symptôme d'une branche qui pilote encore des millions à l'aveugle.

Depuis, j'en suis convaincu : le pilotage financier d'un chantier ne doit jamais dépendre de la mémoire ou de la bonne volonté d'un conducteur de travaux à la fin d'une longue journée. Il a besoin d'un système qui fournit à temps, et à tous les niveaux de l'entreprise, les informations nécessaires.

La prochaine fois qu'un conducteur de travaux vous présentera sa délimitation, la question décisive ne sera donc peut-être pas de savoir s'il a raison. Mais de savoir si vous lui avez donné les moyens de le savoir.