Millionen in Excel verwalten: Die Baustelle verdient bessere Werkzeuge

Ich war gerade zum Leiter einer Tiefbauabteilung ernannt worden: 80 Mitarbeitende, 30 Millionen Franken Jahresumsatz. Einer nach dem anderen präsentierten mir die Bauführer, ihre monatliche Abgrenzung, jeder mit einer eigenen Excel-Tabelle. Jeder hatte zu seinen Zahlen und eine eigene Geschichte dazu: «150'000 Franken kommen noch, ich muss nur noch die Nachtragsofferte unterschreiben lassen.» Oder: «250'000 Franken habe ich noch nicht ausgemessen»; «70'000 Franken sind noch in Rechnungen zu erwarten.» In meinen ersten Tagen als Abteilungsleiter wollte ich ihrer Erfahrung vertrauen.

Im folgenden Monat schaute ich genauer hin. Ich wollte wissen, was hinter jeder Zeile steckt und verbrachte Stunden damit. Am Ende fanden sich in der Abgrenzung 500'000 Franken ohne belastbare Grundlage. Sie waren unter «Risiken und Chancen» eingetragen - jenem Sammelbecken für alles, was sich nicht eindeutig erklären lässt.

Dahinter standen immer dieselben Lücken: nicht unterzeichnete Nachträge, noch nicht ausgemessene Leistungen sowie den Betrag noch zu erwartender Rechnungen. Niemand hatte gelogen und niemand im Unternehmen hatte die Lücken bemerkt. Die Bauführer hatten mit den verfügbaren Mitteln getan, was nahelag: Informationslücken mit plausiblen Zahlen gefüllt.

Das war kein Versagen Einzelner, sondern ein Symptom, das sich in unterschiedlicher Form auf vielen Schweizer Baustellen und über alle Kaderstufen hinweg zeigt. Dabei steht viel auf dem Spiel: Auf der Baustelle entscheidet sich die Rentabilität eines Bauunternehmens.

Trotzdem wiederholt sich bei vielen Projekte dasselbe Muster – bis die Schlussabrechnung eine böse Überraschung bringt. Keine Bank würde unser Konto in Excel führen. Warum gilt das auf der Baustelle als selbstverständlich? Das ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Problem, in einer Branche, in der die Margen ohnehin knapp sind. Wie kommt es trotzdem dazu?

Die entscheidende Frage lautet vielleicht nicht, ob er recht hat. Sondern ob Sie ihm die Mittel gegeben haben, das überhaupt zu wissen.

Ist der Bauführer schuld?

Die Schuld beim Bauführer zu suchen, liegt nahe. Schliesslich führt und verantwortet er die Baustelle und deren Finanzen. Aber ist das nicht ein bisschen zu einfach? Würden wir von einem Polier verlangen, den Graben mit Pickel und Schaufel auszuheben? Nein. Ebenso wenig sollten wir erwarten, dass ein Bauführer die finanziellen Ergebnisse seiner Baustellen mit einer Excel-Tabelle zuverlässig prognostiziert.

Auch die Geschäftsführung gerät so oft in die Rolle der Feuerwehr: Sie löscht ständig die Brände des Tagesgeschäfts, statt zu löschen, ohne deren Ursachen anzugehen, da dann hierfür schlichtweg die Zeit fehlt. Ihre Aufgabe ist es jedoch, ein System zu schaffen, das den Teams rechtzeitig jene Zahlen liefert, mit denen sie die Baustelle steuern können.

Wo der grösste Hebel liegt

Ausbildung in Finanzsteuerung und genügend Ressourcen sind für den Bauführer wichtig. Doch diese Hebel reichen aber nicht aus, solange das Grundwerkzeug eine Excel-Tabelle bleibt, periodisch von Hand ausgefüllt wird - gestützt auf das Gedächtnis und die Erfahrung Einzelner.

Der grösste Hebel liegt deshalb beim Werkzeug: Bauführer brauchen ein echtes Cockpit für die Baustellenfinanzen. Es führt Budget und Selbstkosten Echtzeitig nach und warnt frühzeitig bei Abweichungen. So ersetzt es zeitraubende und unsichere Schätzungen durch eine verlässliche Datengrundlage.

Ergänzend zum Cockpit führt Entlastung über künstliche Intelligenz: Sie übernimmt einen grossen Teil der Erfassung, etwa bei Lieferscheinen, Kreditorenrechnungen und deren Visierung. Dadurch bleibt den Verantwortlichen mehr Zeit für die eigentliche Steuerung der Baustelle. Ein solches System aufzubauen, braucht Zeit und gehört deshalb auf die strategische Agenda der Geschäftsleitung. Es ist eine Investition, in die Marge jeder Baustelle. Die Marge wiederum ist wohl der grösste Hebel, über den Bauunternehmen heute verfügen. Denn Bauführer bewegen sich täglich im Spannungsfeld von Terminen, Sicherheit, Qualität, Umwelt und Kosten. Ein zuverlässiges Finanzsystem können sie nicht nebenbei selbst entwickeln.

Die eigentliche Frage

An jenem Tag und mit dem Blick hinter die Excelliste, änderte sich etwas an meiner Sicht auf die Baustellenführung. Diese 500'000 Franken waren weder ein isolierter Zwischenfall und nicht die Schuld eines Einzelnen. Sie waren das Symptom einer Branche, die noch immer Millionen im Blindflug steuert.

Seither bin ich überzeugt: Die finanzielle Steuerung einer Baustelle darf nie vom Gedächtnis oder dem guten Willen eines Bauführers am Ende eines langen Arbeitstages abhängen. Sie braucht einem System, das rechtzeitig und auf allen Ebenen des Unternehmens die notwendigen Informationen liefert.

Wenn Ihnen das nächste Mal ein Bauführer seine Abgrenzung vorlegt, lautet die entscheidende Frage deshalb vielleicht nicht, ob er recht hat. Sondern ob Sie ihm die Mittel gegeben haben, das überhaupt zu wissen.